Dinas Arsip dan Perpustakaan (Disarpus) Kota Semarang berkomitmen penuh dalam menjaga warisan informasi dan dokumen penting melalui berbagai layanan kearsipan gratis yang tersedia untuk masyarakat dan Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Layanan ini memastikan arsip vital tetap lestari, aman, dan mudah diakses, sekaligus mendukung tata kelola pemerintahan yang akuntabel.
Layanan unggulan yang sangat penting adalah Restorasi Arsip, yaitu perbaikan fisik arsip yang rusak akibat berbagai faktor, seperti terkena air, jamur, sobek, atau dimakan serangga. Layanan ini menjadi penyelamat bagi masyarakat yang terkena dampak bencana alam (misalnya banjir atau kebakaran). Dokumen penting keluarga, seperti ijazah, akta kelahiran, atau sertifikat tanah yang rusak parah, dapat diupayakan pemulihannya oleh arsiparis profesional Disarpus secara gratis, memastikan hak-hak dasar warga tetap terlindungi.
Layanan Kearsipan untuk Masyarakat dan Institusi
Selain restorasi, Disarpus Kota Semarang menawarkan serangkaian layanan kearsipan lainnya:
- Peminjaman Arsip Statis: Memungkinkan peneliti, mahasiswa, dan masyarakat umum mengakses arsip bersejarah Kota Semarang untuk kepentingan penelitian di ruang layanan yang tersedia. Layanan serupa, Peminjaman Arsip OPD Selaras, disediakan untuk mendukung kinerja internal Organisasi Perangkat Daerah.
- Digitalisasi Arsip Keluarga: Membantu masyarakat mengamankan arsip pribadi atau keluarga dengan melakukan alih media ke format digital. Ini adalah solusi efektif untuk mencegah kerusakan arsip kertas dan menyediakan salinan cadangan yang aman.
- Konsultasi Arsip: Menyediakan bimbingan dan saran profesional tentang tata cara penataan, penyimpanan, dan pengelolaan arsip yang benar bagi institusi maupun individu.
- Akses Arsip Digital: Melalui Layanan Arsip Digital SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional), Disarpus mempermudah penelusuran dan akses ke data arsip statis secara digital. Layanan ini didukung oleh penyediaan Konten Kearsipan edukatif di berbagai media.
- Edukasi dan Rekreasi: Program seperti Pameran Kearsipan dan Wisata Arsip secara rutin diselenggarakan untuk meningkatkan kesadaran publik tentang nilai sejarah arsip, mengajak masyarakat, pelajar, dan mahasiswa untuk berkunjung langsung ke depo arsip.
Cara Memanfaatkan Layanan Restorasi Arsip Darurat
Bagi warga Semarang yang arsip pentingnya rusak karena keadaan darurat atau bencana, langkah-langkah umum untuk memanfaatkan Layanan Restorasi Arsip biasanya meliputi:
- Pengajuan Permohonan: Warga mengirimkan surat permohonan resmi kepada Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang, menjelaskan jenis arsip yang rusak dan penyebab kerusakannya.
- Survei dan Verifikasi: Petugas atau Arsiparis Disarpus akan melakukan survei atau menerima arsip untuk dinilai tingkat kerusakannya.
- Proses Restorasi: Arsiparis akan melakukan langkah-langkah pembersihan, perbaikan, dan pelapisan (laminasi/enkapsulasi) sesuai tingkat kerusakan.
- Digitalisasi (Opsional): Setelah direstorasi, arsip biasanya akan didigitalisasi untuk dijadikan cadangan (arsip vital).
- Pengembalian: Arsip yang sudah pulih diserahkan kembali kepada warga.